Organiser un événement professionnel peut vous apporter beaucoup. Cependant pour profiter de ces avantages, encore faut-il que votre événement soit réussi. Que ce soit pour un événement d’entreprise ou une soirée privée, votre stratégie doit être au point. La règle d’or pour réussir, c’est l’organisation et l’anticipation ! Vous voulez vous lancer dans l’aventure ? Voici comment organiser un événement professionnel en 10 étapes :
Imaginez votre événement professionnel
Avant de parler technique, vous devez avoir en tête le thème, le format de l’événement ainsi que les objectifs que vous souhaitez atteindre. C’est la première chose à faire pour ne pas vous éparpiller par la suite. Posez vous les bonnes questions : Quel type d’événement professionnel voulez-vous organiser ? Souhaitez-vous sensibiliser vos clients à une nouvelle offre ? Ou bien développer l’esprit d’équipe au sein de votre entreprise ? S’agit-il d’un lancement de produit ? S’adresse-t-il à vos clients ou à vos collaborateurs ? Combien de personnes sont attendues ? Toutes ces questions sont essentielles à la bonne conduite de votre événement.
C’est seulement une fois que vous aurez répondu à ces questions que vous pourrez passer aux prochaines étapes, à savoir l’organisation concrète de votre événement professionnel.
Déterminez et gérez votre budget
Cette étape est certainement l’une des plus importantes du processus. Passez-y autant de temps que nécessaire car c’est le paramètre fondamental du secteur événementiel. Pour mener à bien votre budgétisation, il est essentiel d’inclure tous les paramètres dans votre budget. Cela passe par les frais qui seront engendrés par le lieu de l’événement (location de la salle, caution …), les moyens techniques (projecteurs, micros, caméra …), l’animation événementielle (dj, musiciens, frais de logement et transport …), le service traiteur, la communication …
Il existe plusieurs outils pour vous aider à confectionner et gérer votre budget. Le plus basique reste la feuille de calcul Excel. C’est gratuit et très pratique si vous avez l’habitude d’utiliser cet outil. Néanmoins, vous pouvez vous appuyez sur un modèle de budget événementiel si vous êtes novice en la matière.
Choisissez le meilleur moment pour organiser votre événement professionnel
Le but de votre événement professionnel est certainement de toucher et d’attirer le plus de monde possible. Pour cela, vous devrez évidemment choisir le meilleur moment pour l’organiser. Nous vous conseillons vivement de consulter le calendrier de vos concurrents. Il serait dommage de perdre une partie de votre audience car votre événement tombe à la même date qu’un autre.
Aussi, évitez les vacances autant que possible. Ce sont les moments les moins propices aux événements. Si vous organisez un événement d’affaires, préférez le mardi, mercredi et jeudi. Le week-end est souvent réservé aux événements festifs. Et bien-sûr, choisissez bien la saison en fonction du lieu. Si c’est un événement en plein air, veillez à ce que le temps et la température soient adaptés à ces conditions.
Déterminez le lieu de l’événement
Cette étape ne doit surtout pas être négligée. Le lieu de votre événement reflète l’image de votre projet. Il doit donc être choisi avec attention. Effectivement, l’endroit doit être en adéquation avec le type d’événement que vous organisez.
Avant de vous lancer dans vos recherches, faites une liste de vos critères incontournables. Examinez toutes les possibilités en comparant les avantages et les inconvénients. Encore une fois, vous devrez vous posez quelques questions pour déterminer le lieu idéal. De quelle surface avez-vous besoin ? Quel type d’espace est le plus approprié à votre projet ? Le lieu est-il disponible à la date que vous avez choisie en amont ? Devez-vous réserver longtemps à l’avance ?
Choisissez de préférence un site facile d’accès avec parking à disposition. Vos invités doivent se sentir à l’aise pour participer à votre événement professionnel. Plus vous leur faciliterez la tâche, plus ils se montreront disponibles.
Sélectionnez des partenaires
Faire appel à des partenaires ou des sponsors peut vous aider à boucler votre budget sereinement, mais aussi à atteindre un public plus large ! Cependant, attention à bien sélectionner vos partenaires. C’est une belle opportunité de faire des économies et de faire parler de votre événement professionnel, à condition que le partenariat soit bien réalisé.
Pour cela, il est important de sélectionner des partenaires qui correspondent aux valeurs de votre entreprise et qui soient compatibles avec votre secteur d’activité. Notre conseil pour réussir à obtenir un partenariat est d’identifier les décisionnaires de la marque. Soyez au point sur vos contacts et assurez vous que votre interlocuteur puisse réellement vous aider à mettre en place votre action de sponsoring.
Développez l’image de votre événement
C’est l’étape la plus fun de l’organisation événementielle, mais elle doit être réalisée avec sérieux. C’est le moment de créer le branding de votre événement professionnel. Il va falloir trouver un nom et créer une image reconnaissable pour donner envie à votre audience d’y participer. C’est un peu le coeur de votre communication événementielle, la première chose que remarqueront vos potentiels participants. Il est donc important de la soigner et d’y passer un peu de temps.
Si vous avez une équipe en charge de la communication au sein de votre entreprise, c’est à elle que revient cette tâche. Si toutefois vous n’avez pas un gros budget, il existe plusieurs outils gratuits qui vous permettront de réaliser une identité graphique correcte tel que Canva par exemple.
Communiquez à propos de votre événement professionnel
Maintenant que vous avez crée et étoffé l’image de votre événement, il est temps de la déployer au grand public. Votre façon de communiquer dépendra bien sûr de la cible que vous souhaitez toucher. Si c’est un événement professionnel à destination d’un public jeune, préférez les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou Instagram. Sinon, choisissez des outils de communications plus traditionnels tels que les impressions papier ou le publipostage qui seront plus adaptés à des prospects plus âgés.
Vous pouvez également rédiger un communiqué de presse. Cela ne vous coûtera rien et pourra vous faire gagner beaucoup de visibilité. Si votre communiqué de presse retient l’attention des médias, ils n’hésiteront pas à en parler via des articles de presse par exemple.
Déterminez vos besoins techniques
Le jour-j approche, c’est le moment de faire le point sur vos besoins techniques. La conception de votre événement professionnel est terminée, il est temps de se pencher sur le concret. Faites une liste de tous les équipements dont vous aurez besoin pour être sur de ne rien oublier. Vous pouvez vous aider de votre budget, c’est une bonne base pour dresser vos besoins.
Vérifiez que votre équipement audiovisuel est au point et qu’il sera fonctionnel lors de votre événement. Les micros, haut-parleurs, projecteurs doivent être testés en amont pour s’assurer qu’il n’y ai pas de mauvaises surprises de dernière minute.
Sélectionnez vos fournisseurs
C’est le moment de sélectionner vos derniers fournisseurs ou prestataires. Il est nécessaire de les choisir avec soin car vos prestataires seront le reflet de votre événement professionnel. Si vos fournisseurs ne sont pas à la hauteur, cela pèsera sur la qualité de la soirée. Il serait dommage de saboter tout votre travail sur une des étapes finales.
En fonction du type d’événement que vous organisez, vous aurez surement besoin d’un service de traiteur. Soyez vigilant sur les régimes alimentaires de vos invités. Les régimes végétariens et végans sont devenus monnaie courante. Interrogez vos participants sur leurs préférences culinaires et choisissez un traiteur capable de gérer ces demandes. Si cela est possible, testez les produits à l’avance pour vous assurer de leur qualité. Nous vous conseillons de contacter plusieurs prestataires et de négocier les prix.
Vous aurez certainement besoin d’un prestataire chargé de l’animation de votre événement. Pour le choisir au mieux il convient de comprendre votre audience et de vous adapter à leurs attentes. Si vous souhaitez faire de l’animation musicale, il faudra choisir le bon dj pour votre événement. Celui qui saura s’adapter à l’ambiance de votre soirée. Si toutefois votre événement se prête plutôt à des interventions professionnelles ou des conférences, vous devrez contacter vos intervenants à l’avance pour convenir du cachet et de leurs disponibilités.
assurez le jour-j
Maintenant que vous avez complété toutes les étapes de l’organisation de votre événement professionnel, il ne vous reste plus qu’à assurer le jour-j ! Pour éviter la panique, vous pouvez dresser une liste de toutes les tâches à accomplir tout au long de la journée. Cela vous aidera à y voir plus clair et surtout à ne rien oublier, même les petits détails qui ont une grande importance.
Si vous avez une équipe de collaborateurs, répartissez vous les tâches et les responsabilités de chacun pour éviter la cacophonie et les répétitions inutiles. Briefez votre équipe quelques jours avant l’événement et assurez vous que tout le monde ai bien compris son rôle et ce qu’il implique.
Vous êtes maintenant prêt à organiser votre événement dans les meilleures conditions possibles. N’hésitez pas à vous référer à chacune des nos étapes si vous êtes perdu au cours du processus. Cette liste pourra vous aider à chaque étape de l’organisation. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer dans le grand bain.