Il n’existe malheureusement pas de recette secrète pour réussir son événement privé. Cependant vous pouvez déjà commencer par aborder l’événement de manière réfléchie et structurée. En effet, la réussite réside surtout dans l’organisation. Que vous souhaitiez organiser une soirée privée, une soirée étudiante ou tout autre type d’événement, l’organisation est indispensable à sa réalisation. Vous pouvez voir, l’organisation d’un événement comme un itinéraire à suivre pour mener au succès. Cependant, attention à ne pas se perdre en route et à bien suivre les étapes pour être certain d’arriver à bon port.
Pourquoi organiser un événement privé ?
Avant toute chose, vous devez savoir pourquoi vous organisez cet événement. Quels sont vos objectifs ? Même si c’est un événement privé, vous devez vous poser les mêmes questions que se poseraient une agence événementielle professionnelle. Pourquoi ? Tout simplement car l’organisation événementielle est souvent la même peu importe le type d’événement. Ainsi, autant mettre toutes les chances de son côté pour réussir son événement privé.
Répondre à ces questions va vous permettre d’avancer de façon plus logique et structurée. Même si la réponse est évidente, posez-la sur papier. Le but ici est de ne jamais perdre de vue son objectif principal. Cela peut-être tout simplement, faire plaisir à ses amis, partager un moment convivial tous ensemble, fêter l’anniversaire d’un proche ou encore faire une surprise à un ami qui revient de loin. Peu importe votre réponse, elle aura forcément du sens par rapport aux décisions que vous prendrez plus tard. Alors prenez le temps d’y répondre, cela vous servira de base pour la suite.
Définir ses objectifs pour réussir son événement privé
Le secret de la réussite, c’est certainement la bonne définition de ses objectifs. En effet, il n’y a rien de pire que de se lancer dans l’organisation de l’événement avant même d’avoir défini ses objectifs. Les objectifs que vous pouvez vous fixer sont infinis et dépendent du type d’événement que vous souhaitez organiser. Cependant, il faut surtout qu’ils soient pertinents et réalistes. Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez utiliser la méthode SMART (spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste, temporel). Cette méthode très utilisée en marketing événementiel permet de ne pas se perdre dans la définition de ses objectifs.
En effet, vos objectifs doivent être spécifiques. En d’autres mots, soyez plus que précis et déterminez clairement ce que vous voulez atteindre. Plus vos objectifs seront précis, plus la probabilité de les atteindre sera grande. Ils doivent également être mesurables. En effet, vous devez pouvoir mesurer l’avancée de vos objectifs au fur et à mesure de l’organisation de l’événement. Cette partie demandera donc nécessairement de chiffrer vos objectifs plutôt que de les qualifier. Ensuite, soyez ambitieux dans vos objectifs sans pour autant oublier la partie réalisable. Cependant, restez réalistes. Il serait dommage d’être complètement démoralisé car les objectifs n’ont pas pu être atteints. Alors prenez soin de vous fixer des objectifs réalisables à votre niveau. Enfin, prenez en compte la temporalité. Planifier c’est déjà réussir son événement privé. Ainsi, faites un calendrier, fixez-vous des deadlines, et surtout, prenez soin de les tenir.
Qui participe à votre événement ?
Maintenant que vous avez défini vos objectifs, il est temps de se demander qui allez-vous inviter à votre événement pour les atteindre. Vous avez déjà certainement une idée de la liste des invités suite aux objectifs que vous avez défini. Si c’est le cas, c’est le moment de la relire et de s’assurer de faire les bons choix. Une fois la liste définitive dressée, assurez-vous de pouvoir contacter tous vos invités. Le plus simple est d’utiliser les réseaux sociaux pour officialiser votre événement auprès des invités et de suivre les confirmations des uns et des autres.
Une autre question qui sera essentielle pour réussir son événement privé, combien de personnes souhaitez-vous inviter ? Avant d’y répondre il faudra veiller à bien définir son budget pour un événement privé. En effet, le budget est le facteur principal qui influe sur le nombre de personnes présentes à l’événement. Ainsi, vous pourrez revoir à la hausse votre liste d’invités si votre budget vous le permet ou bien à la baisse si celui-ci est plus serré. Quoi qu’il en soit, nous vous conseillons de privilégier la qualité plutôt que la quantité.
Choisir une date et un lieu idéal
Où et quand votre événement aura lieu ? C’est LA question à laquelle vous devez répondre dès maintenant. Une fois que vous savez combien d’invités participeront à l’événement, il faut se pencher sur le lieu et la date.
Pour ce qui est de la date de l’événement, prenez en compte les disponibilités de vos invités. Vous pouvez très bien leur demander ou le déduire en fonction du type d’événement que vous organisez. Dans tous les cas, préférez un moment plus calme comme la fin de semaine. Aussi, évitez les vacances si cela est possible et si votre événement le permet. En effet, les périodes de vacances sont souvent moins propices aux événements car les invités sont la plupart du temps en famille ou en voyage. Ainsi, préférez les week-ends ou bien les soirées si votre événement s’y prête.
Ensuite, passons au choix du lieu de votre événement. Le lieu est le visage de votre événement, il doit refléter l’ambiance que vous voulez lui donner, mais pas seulement. Il doit aussi être adéquat au nombre d’invités et au budget qui vous est alloué. Ainsi, tous ces paramètres sont à prendre en compte pour votre recherche de lieu. Prenez votre temps pour cette étape car c’est certainement l’une des décisions les plus importantes que vous aurez à prendre durant le processus. Nous vous recommandons de faire une sélection assez large. Ne vous laissez pas tenter par le premier lieu que vous avez trouvé. En effet, il est nécessaire d’étudier toutes les propositions qui s’offrent à vous afin de choisir le lieu parfait pour votre événement.
Réussir son événement privé c’est apprendre de ses erreurs
Maintenant que vous avez toutes les clés en main pour réussir votre événement privé, il est temps de se jeter à l’eau et d’en tirer un apprentissage. En effet, même en suivant à la lettre toutes ces étapes, vous ferez forcément quelques erreurs, plus ou moins graves. Pas d’inquiétude, c’est tout à fait normal. D’autant plus si c’est votre tout premier événement. Voyez le bon côté des choses. Si vous avez fait des erreurs, c’est que vous ne pouvez que vous améliorer. Ainsi, tirez un réel enseignement de ces erreurs et posez vous pour réfléchir aux potentielles actions qui auraient pu être mises en place pour les éviter. Cela vous permettra d’être encore plus efficace lors des prochains événements que vous organiserez. La meilleure manière d’apprendre, c’est de faire des erreurs. Alors n’ayez pas peur de vous tromper, au contraire.
Vous pouvez également demander à vos invités ce qu’ils ont aimé et ce qu’ils auraient amélioré lors de l’événement. Cela vous donnera une idée globale de ce que vous pouvez mettre en place pour satisfaire vos invités la prochaine fois. De plus, ils apprécieront cette petite attention et se sentiront d’autant plus impliqués dans votre événement.