Vous souhaitez organiser une soirée privée mais ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, en suivant quelques étapes vous y verrez plus clair. En effet, organiser une soirée privée comme un anniversaire, un mariage ou une soirée étudiante ne demande pas la même organisation que pour un événement professionnel. En réalité, on ne peut jamais vraiment savoir à l’avance si une soirée sera réussie. Cependant, on peut maximiser les chances de réussite en anticipant les imprévus qui pourraient rendre l’événement désagréable. Réussir son événement privé c’est avant tout savoir bien s’organiser. Bien s’organiser oui, mais en équipe c’est encore mieux.
Le premier conseil qu’on peut vous donner est de trouver plusieurs personnes pour vous aider dans l’élaboration de votre soirée privée. Même si c’est tentant de tout gérer seul, il est recommandé d’être une petite équipe pour se diviser les tâches. En effet, seul on ne se rend pas toujours compte des erreurs que l’on peut faire. Votre équipe est là pour s’assurer que tout roule dans la bonne direction et que rien n’a été oublié pour le jour-j.
Choisir une date pour votre soirée privée
La première chose à faire lorsqu’on veut organiser une soirée privée est de fixer une date adéquate. Selon le type d’événement que vous organisez, certaines dates seront plus ou moins idéales. Pour un mariage par exemple, la période entre avril et septembre est la plus propice. Quoi qu’il en soit, vous avez certainement déjà une idée en tête en ce qui concerne la période de votre événement. Il suffit maintenant de vous mettre d’accord avec votre équipe et vos invités sur la date exacte qui sera fixée.
Le critère le plus important à prendre en compte lors du choix de la date est évidemment la disponibilité des invités. En effet, ce sont vos invités qui font vivre la soirée. S’ ils ne peuvent pas être présents, malheureusement votre soirée privée tombe à l’eau. C’est pourquoi il est très important de concerter les invités et de s’informer quant à leurs disponibilités sur la période choisie. Ainsi, prévoyez d’organiser votre soirée au moins un ou deux mois en avance. Cela vous laisse assez de temps pour gérer les imprévus des uns et des autres et organiser la meilleure soirée possible.
Maintenant que votre date est fixée, il va falloir définir l’horaire de votre événement. Bien qu’il s’agisse d’une soirée, vous pouvez tout à fait organiser un brunch en plein après-midi. Il n’y a pas de règle tant que votre concept vous plaît et plaît à vos invités. L’essentiel est de convenir d’un horaire clair et précis pour que vos invités puissent s’organiser et bloquer ce moment festif dans leur calendrier.
Choisir le lieu idéal pour passer la meilleure soirée privée
Le plus pratique est d’organiser la soirée chez soi. Cependant ce n’est pas toujours possible surtout si il y a beaucoup d’invités ou que vous organisez un mariage ou une soirée étudiante. Dans ce cas, il va falloir chercher le lieu parfait pour organiser votre soirée privée. En fonction du type d’événement et du nombre d’invités vous pouvez envisager des lieux publics comme un bar ou un restaurant. Cette solution est plutôt accessible puisque la plupart du temps vous n’aurez pas à privatiser le lieu.
Cependant, si vous souhaitez sortir le grand jeu, le mieux est de louer un endroit privé. Salle des fêtes ou encore château, il existe de nombreuses possibilités qui peuvent correspondre à vos besoins. Le plus important est de choisir l’endroit le plus adéquat pour votre soirée privée. En effet, un beau château peut en mettre plein les yeux mais ne correspondra pas forcément à l’ambiance de votre événement. Parfois il vaut mieux faire certaines concessions pour s’assurer de passer une bonne soirée dans la joie et la bonne humeur.
Faire la liste complète des invités
Bien entendu, sans invités il n’y a pas de fête. Afin de bien organiser le déroulé de votre soirée privée, il va falloir quantifier le nombre d’invités. Cette étape est cruciale pour pouvoir s’organiser. Parfois nous sommes tentés de faire la liste des invités après avoir préparé la soirée. Voire même de rajouter beaucoup de personnes sur la liste au dernier moment. C’est une des erreurs à ne surtout pas faire lorsqu’on se lance dans l’organisation d’une soirée privée. En effet, vous risquez d’être complètement dépassé le jour-j et d’être débordé par les imprévus. Le but est que vous passiez aussi une bonne soirée et non pas que celle-ci tourne au cauchemar.
Afin d’aborder cet événement le plus sereinement possible, dressez la liste des invités assez tôt dans votre planning. Basez-vous sur l’espace dont vous disposez pour faire votre liste. Il n’y a rien de pire qu’une soirée où il n’y a pas assez d’espace pour danser ou simplement respirer. Préférez trop d’espace que pas assez. Aussi, gardez en tête que parmi tous vos invités, certains ne pourront pas participer à votre soirée. Il y a donc de bonnes chances pour que votre liste finale soit revue à la baisse. D’où l’importance de prévenir vos convives suffisamment à l’avance.
Notre conseil: signalez sur votre invitation qu’il faudra vous prévenir si certains de vos invités viennent avec un ou plusieurs amis. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de vous retrouver avec une quantité de personnes imprévue qui peuvent vous causer un stress supplémentaire le jour-j. Le tout est de savoir à l’avance combien de personnes sont attendues à la soirée. Vos invités comprendront tout à fait cette requête.
Définir le thème et les animations de votre soirée privée
L’animation fait partie des indispensables pour réussir son événement privé. En effet, vous ne voulez certainement pas que vos invités s’ennuient lors de votre soirée. Ce qui fait la réussite d’une soirée privée c’est souvent l’ambiance qui règne tout au long de l’événement. Ici encore, le thème et les animations dépendent du type de soirée que vous organisez. Si c’est un mariage, l’ambiance se doit d’être intergénérationnelle. Toutefois, si c’est une soirée étudiante, il faudra s’adapter à votre public et préférer une animation qui s’adresse aux jeunes. Quoi qu’il en soit, essayez de proposer un thème original qui réponde à votre cible. Le thème le plus pertinent sera celui qui parle le plus à vos invités, et vous êtes la personne qui les connaît le mieux. Ainsi, fiez-vous à votre instinct et éloignez-vous des idées toutes faites sorties d’internet.
De plus, l’animation ne passe pas seulement par le thème de la soirée. Cela peut-être la musique, la décoration, le choix des plats qui sont proposés ou encore le lieu de l’événement. Soyez créatifs et amusez-vous pour cette partie qui est certainement la plus fun du processus. En ce qui concerne l’animation musicale, nous vous conseillons de faire appel à un professionnel. Vous connaissez sûrement l’ami d’un ami qui peut vous proposer ses services à moindre coût, mais rien ne vaut un professionnel qui saura s’adapter à l’ambiance tout au long de la soirée. De plus, si vous faites appel à un prestataire spécialisé, il disposera sûrement de tout le matériel sono dont vous aurez besoin pour faire bouger vos invités. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et d’argent en fin de compte.
Prévenez vos invités que vous organisez une soirée privée
Maintenant que tout est en place, il va falloir prévenir vos invités que vous organisez une soirée. Le plus simple est de créer un événement privé sur Facebook et d’ajouter tous vos invités sur cette page. Faites un petit mot pour présenter votre soirée et faites savoir la date, le lieu et l’horaire de l’événement. L’avantage de créer un événement sur Facebook est que cela facilite l’échange avec vos convives. Vous pouvez alimenter cette page au jour le jour pour prévenir tous vos invités à la fois d’un éventuel changement ou simplement pour leur partager votre excitation. C’est aussi un excellent moyen pour vos invités d’apprendre à se connaître avant le jour-j.
Planifiez les dépenses que représentent l’organisation de votre soirée
Qui dit soirée, dit dépenses. C’est la partie la plus délicate car personne n’aime à avoir à dépenser de l’argent. Cependant, c’est une étape indispensable pour organiser une soirée privée. Vous aurez peut-être tendance à dépenser puis à faire vos comptes à la fin de la soirée. Seulement, c’est le meilleur moyen de perdre beaucoup d’argent. Pour éviter cela, essayez de budgétiser tout ce que vous pouvez en amont de l’événement. Ce budget vous donnera une fourchette des dépenses que vous allez devoir entreprendre pour organiser votre fête. Ainsi, vous pourrez ajuster certaines dépenses qui vous semblent plus ou moins nécessaires pour le déroulé de l’événement, et donc faire des économies. En effet, lorsqu’on organise un événement, on ne se rend pas toujours compte que certaines dépenses auraient pu être évitées.
Une soirée peut facilement devenir très coûteuse. Entre la nourriture, les boissons, la location du lieu et les dépenses annexes, l’addition peut vite exploser. Ainsi, si vous voulez faire le maximum en restant dans votre budget, planifiez vos dépenses. Si vous souhaitez faire quelques économies supplémentaires, vous pouvez aussi demander à vos invités de ramener un petit quelque chose pour la soirée. Que ce soit un plat ou une boisson, cela vous allégera à coup sûr. Encore faut-il que l’événement se prête à ce genre de requête.