Le budget est toujours une étape importante dans l’organisation d’un événement incentive. C’est un des meilleurs moyens pour y voir plus clair et surtout pour ne pas engendrer de dépenses inutiles. Car oui, faire un budget c’est avant tout économiser, même si ça n’en a pas l’air de prime abord. C’est une des 10 étapes pour organiser un événement professionnel. Elle n’est surtout pas à négliger. Alors, comment bien définir son budget ?
Définir l’objectif et les besoins de son événement incentive
Avant toute chose, il est nécessaire de définir l’objectif de votre événement. Il s’agit de savoir pour quelles raisons vous organisez un événement incentive au sein de votre entreprise. Le but lors de cette étape est d’évaluer l’ampleur de votre événement et d’en déduire l’investissement qu’il nécessitera.
Pour définir précisément les besoins de son événement, vous pouvez vous aider de la règle des 5W. Ce sont cinq questions dont les réponses vous aideront à avoir une idée plus précise de vos besoins et ainsi de les anticiper. Who ? à qui s’adresse votre événement, combien de convives y sont attendus ? Why ? Pourquoi organiser un événement incentive, quels sont vos objectifs ? What ? Quel type d’événement allez-vous organiser, quelles animations choisir pour votre team building ? When ? Quand aura lieu votre événement ? Where ? Où allez-vous l’organiser ?
Il est essentiel de se poser toutes ces questions pour éviter de s’éparpiller. Plus vous serez précis dans la réflexion de votre événement, plus votre budget prévisionnel se rapprochera de la réalité. Par ailleurs, il est recommandé d’avoir un seul et unique objectif. Bien-sûr vous pouvez vous en fixer plusieurs mais concentrez-vous sur le principal. Sans cela, vous risquez de vous perdre dans votre organisation. De plus, cela vous permettra de rester cohérent dans le choix de votre animation événementielle.
Identifier le bon public, la cible
Maintenant que vous avez fixé votre objectif et vos besoins, il est temps d’identifier votre cible. En fonction de ce que vous aurez déduit au cours de la première étape, il est possible que la cible ou le public concerné par votre événement soit limpide. En effet, lors d’un événement incentive, il est évident que vous inviterez vos salariés. Cependant, en fonction de l’objectif de celui-ci, vous ne les inviterez peut-être pas tous. Lors d’un événement incentive, il peut être intéressant de convier la direction en plus de vos collaborateurs. C’est un angle à prendre en compte si votre objectif est de rapprocher les différents profils de votre entreprise par exemple.
Pour réussir un événement incentive, il est important de s’adresser aux bonnes personnes. Si celui-ci est inadapté au public visé, vous risquez d’endommager les relations entre collaborateurs ou de perdre leur motivation au même titre que votre crédibilité. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir bien fixé l’objectif de l’événement en amont. Votre événement doit être adapté à votre cible dans la thématique mais aussi dans le budget. En effet, le budget doit être mesuré en fonction du public visé et ne doit être ni trop excessif ni trop faible. Votre événement incentive reflète l’image de votre entreprise. Attention à ne pas donner l’impression d’en faire trop et de dépenser sans compter. Il faut trouver le juste équilibre entre qualité et coût de la prestation.
Notre conseil
L’autre avantage à bien définir sa cible est de proposer un événement sur-mesure et adapté au public. En effet, le travail de ciblage est fondamental pour la réussite de votre événement incentive. Plus vous serez précis sur votre cible, plus vous serez à même de proposer des activités adaptées qui impliqueront vos collaborateurs tout au long de l’événement. Ne lésinez donc pas sur cette étape qui semble évidente et peu importante au premier abord, mais qui peut faire une grande différence le jour-j.
Établir le budget de son événement incentive
Passons maintenant à l’étape cruciale, la construction du budget prévisionnel. En fonction des prestations proposées et du nombre de participants, le budget ne sera pas le même. C’est pourquoi nous vous conseillons de lister l’ensemble des éléments nécessaires et de les chiffrer.
Frais de déplacement et d’hébergement
Tout d’abord, vous devrez prendre en compte les frais de déplacement si cela est nécessaire à l’organisation de votre événement incentive. En effet, cela dépend du lieu où se déroule votre team-building. Vous devez donc vous demander si les frais de déplacement sont à prendre en compte. Si tel est le cas, pour combien de personnes ? Par quels moyens de transport ? Peut-être que des frais d’hébergement seront également nécessaires si votre événement dure plusieurs jours ou si vous invitez des intervenants provenant d’une autre ville. Ainsi, vous devez chiffrer les frais d’hôtels mais aussi vous demander si le petit-déjeuner est inclus et si un transport est à prévoir de l’hôtel à l’événement.
La prise en charge des repas pour un événement incentive
Ensuite, passons aux frais qui sont généralement les plus importants: le coût des repas. Même si on ne s’en rend pas forcément compte, les repas constituent une part importante du budget. Il est donc très important de s’attarder sur cette partie pour éviter les mauvaises surprises au moment de payer la facture. Combien de repas seront à votre charge ? Faites-vous appel à un service de traiteur ? Répondre à ces questions est primordial pour construire votre budget.
Coût des animations liées à l’événement incentive
Le gros de votre budget devrait logiquement se concentrer sur les frais liés aux activités et à l’animation événementielle. En effet, c’est ce qui constitue le cœur d’un événement incentive. Cohésion d’équipe, partage des valeurs de l’entreprise … L’organisation d’activités peut permettre de répondre à de nombreux objectifs. Il est donc conseillé de miser sur cette partie pour réussir votre événement. Pour les chiffrer de manière réaliste, vous devez connaître le nombre d’activités que vous proposez et lesquelles précisément. Escape game, visite touristique, sortie en plein air … Soyez clair sur le contenu de votre animation. Aussi, sachez en amont si vous faites appel à un prestataire extérieur pour la mise en place des activités. Cela fait partie intégrante du budget prévisionnel et doit être pris en compte dans sa construction.
Dépenses matérielles
Cette partie peut sembler plus lassante mais elle n’est pas moins importante que les autres. En effet, les dépenses matérielles et techniques sont essentielles à la bonne conduite du budget. Ainsi, si vous louez un lieu pour votre événement incentive, vous devrez prendre en compte toutes les dépenses liées à la location. De la même manière, si votre événement a lieu au sein de votre entreprise, d’autres dépenses matérielles peuvent être engendrées. En effet, vous devrez peut-être être confrontés à des frais de régie ou de location d’équipement audiovisuel par exemple.
Les frais de communication pour faire parler de votre événement incentive
Maintenant que vous êtes fin prêt pour votre événement, il va falloir prévenir vos collaborateurs. Bien souvent, la communication et le marketing sont délaissés au profit de la l’organisation événementielle. Cependant, les deux sont complémentaires et ne doivent pas être détachés dans leur mise en place. En effet, il est très important de faire parler de son événement, même si celui-ci a lieu en interne. Il doit être organisé avec autant d’attention qu’un événement public. Ainsi, il est nécessaire de réfléchir à la stratégie que vous allez mettre en place pour communiquer à propos de votre événement incentive et quel coût cela engendrera sur votre budget.
Notre dernier conseil pour construire votre budget est de prévoir une marge d’imprévus. Évitez d’utiliser l’ensemble de votre budget et prévoyez une marge pour les coûts qui n’ont pas pu être anticipés. Ce conseil est d’autant plus valable si c’est la première fois que vous organisez un événement incentive.