Le budget pour une soirée d’entreprise est un atout incontestable pour la réussite de votre événement. Cependant, il représente bien souvent un frein voire une crainte pour de nombreuses personnes. Pas de panique, nous allons voir ensemble comment prévoir son budget pour une soirée d’entreprise. Pour définir son budget, nul besoin d’avoir de grandes connaissances en comptabilité. Il suffit de suivre quelques règles fondamentales et surtout d’éviter certaines erreurs récurrentes.
Pourquoi bien préparer son budget pour une soirée d’entreprise ?
Si vous souhaitez organiser une soirée d’entreprise, il est indispensable de passer par la phase de préparation du budget prévisionnel. En effet, c’est un document officiel qui sera partagé avec les différents services de l’entreprise mais aussi avec les prestataires et fournisseurs. C’est pourquoi il faut y porter une attention particulière. C’est aussi un levier important pour l’organisation de votre événement. Grâce au budget prévisionnel, vous pourrez y voir plus clair sur les moyens à mettre en place et ajuster vos actions en fonction de celui-ci. Le risque de ne pas faire de budget pour une soirée d’entreprise est de perdre beaucoup d’argent. Effectivement, si vous ne budgétisez pas votre événement, vous devrez sans doute faire face à des dépenses superflus. Définir son budget, c’est avant tout faire des économies.
Construire son budget pour une soirée d’entreprise étape par étape
Nous ne sommes pas tous des pro du budget prévisionnel. C’est pourquoi il est conseillé de procéder par étape pour construire son budget pour une soirée d’entreprise. Cette technique vous évitera bien des erreurs et vous permettra de ne pas vous perdre dans son élaboration. Tout d’abord, il faudra vous poser certaines questions essentielles comme combien d’invités sont attendus ? Quel est l’objectif précis de l’événement ? En effet, le budget prévisionnel implique de préciser votre projet d’événement professionnel. C’est ce qui vous aidera à prendre des décisions et dans les démarches que vous allez accomplir en suivant.
Faire la liste des dépenses à venir
Pour commencer, nous vous conseillons de faire la liste de toutes les dépenses qui vous passent par la tête. C’est un bon exercice pour commencer à dresser un budget sans se stresser. Même si vous n’êtes pas tout à fait certain de ces dépenses, notez les quand même. En effet, il vaut mieux prévoir trop de dépenses que pas assez. Vous pourrez toujours revenir sur cette liste plus tard pour enlever certaines dépenses inutiles. L’objectif d’un budget prévisionnel est de préparer et d’anticiper et non pas de prévoir la moindre dépense au centime près. Une fois votre liste dressée, vous pourrez commencer à catégoriser vos dépenses pour y voir plus clair. Dans le cadre d’un budget pour une soirée d’entreprise, certaines catégories sont évidentes comme le lieu, la musique ou encore la restauration. Nous allons lister ces catégories par étape pour vous aider dans ce processus.
Les dépenses liées au lieu de l’événement
L’une des catégories principales d’un budget pour une soirée d’entreprise sont les dépenses liées au lieu de l’événement. En effet, organiser un événement professionnel c’est choisir le lieu idéal pour le déroulé de la soirée. La location du lieu est une des dépenses principales dans un budget prévisionnel. Afin de budgétiser cette dépense, il va falloir faire quelques repérages. Commencez par faire la liste de tous les lieux qui vous intéressent pour organiser votre soirée d’entreprise. Ensuite, demandez des devis pour comparer et faire le choix le plus intéressant pour votre budget.
Cependant, soyez vigilant aux horaires et à la durée de la location. La plupart du temps, les tarifs des locations sont affichés à l’heure. Ainsi, prenez soin de demander le coût de l’heure supplémentaire et si la location comprend les horaires de nettoyage qui ont lieu la nuit ou le lendemain de l’événement. Cela peut faire partie des dépenses inattendues qui peuvent être anticipées. De ce fait, soyez le plus vigilant possible et anticipez au maximum les dépenses liées à la location du lieu de l’événement.
L’animation au coeur du budget pour une soirée d’entreprise
Qui dit soirée d’entreprise, dit forcément animation événementielle. En effet, cet aspect du budget ne doit pas être négligé car il prend une grande place dans votre événement. Vous avez peut-être déjà réfléchi aux animations qui auront lieu lors de votre soirée. Quoi qu’il en soit, il va falloir les budgétiser. Si vous faites appel à un prestataire pour s’occuper de l’animation, demandez plusieurs devis à divers prestataires. C’est essentiel pour pouvoir comparer et faire le meilleur choix possible.
De plus, animer une soirée d’entreprise passe aussi par la musique et le choix du dj. En effet, la musique est un élément très important lors d’un événement. C’est ce qui donne le ton et l’ambiance de la soirée. Que vous fassiez appel à un dj ou à un groupe de musique, il va falloir les rémunérer. Attention à prendre en compte tous les éléments de budgétisation que cela implique. Au-delà du cachet facturé par le prestataire, il faut prendre en compte les frais de SACEM. C’est un détail que l’on omet souvent lorsqu’on diffuse de la musique lors d’un événement. Cependant, la SACEM fait bel et bien partie des dépenses, même si on fait appel à un prestataire. Il ne faut surtout pas oublier ces frais car vous risquez une amende en cas de contrôle. Encore une fois, anticipez ce genre de dépenses pour éviter les frais inutiles.
Budgétiser les frais de restauration
Lors de votre soirée d’entreprise, il faudra bien nourrir vos invités. Cette dépense est bien trop importante pour être oubliée. Ainsi, prévoyez de budgétiser les frais liés à la restauration. Cela comprend la nourriture mais aussi les boissons. Si vous faites appel à un traiteur, soyez attentifs à la qualité des produits qui sont utilisés. Vous pouvez tout à fait demander à tester les produits de votre traiteur pour faire votre choix. Il n’y a rien de pire que de proposer des mets de mauvaise qualité lors d’un événement professionnel. Ainsi, préférez la qualité au coût de la prestation lors du choix de votre traiteur.
liToutefois, si vous gérez la restauration par vous même, soyez prudents sur la date de livraison et les quantités prévues. En effet, il s’agit de denrées périssables. Il est donc essentiel de bien prévoir les quantités et dates de livraisons pour éviter le gaspillage. Le gaspillage fait partie des dépenses qui peuvent être évitées. Ainsi, bien prévoir ses stocks, c’est faire des économies. Soyez donc vigilants à ce genre de détails qui n’en sont pas vraiment.
Les imprévus: indissociables du budget pour une soirée d’entreprise
La catégorie des imprévus est souvent oubliée lors de l’élaboration du budget prévisionnel. Cependant, elle est très importante pour être au plus proche des dépenses réelles. En effet, organiser un événement implique de gérer de nombreux imprévus. Comme son nom l’indique, les imprévus ne peuvent pas être anticipés. C’est pourquoi nous insistons sur le fait d’anticiper le maximum de dépenses indésirables pour minimiser le budget alloué aux imprévus. En général, il est recommandé de prévoir entre 5% et 15% du budget total pour la catégorie des imprévus. Toutefois, si c’est la première fois que vous organisez une tel événement, n’hésitez pas à surévaluer cette fourchette pour vous assurer en cas de mauvaise surprise. Plus vous organisez des événements professionnels, plus vous serez à même d’évaluer au plus juste le pourcentage dédié aux imprévus. Seule votre expérience personnelle vous permettra d’y voir plus clair de ce côté là.